ホテル・民泊管理システム（PMS）とは？宿泊施設向け入門ガイド

ホテル・民泊管理システム（PMS）とは？どんなシステムかをわかりやすく解説

宿泊業界の現場では、予約や売上、顧客情報など、日々多くの情報を扱う必要があります。こうした業務を効率化し、ゲスト満足度を高めるために欠かせないのが「PMS（プロパティ・マネジメント・システム）」です。

PMSは、宿泊施設の業務を一元管理できる“経営の土台”となるシステムです。フロント業務、予約管理、顧客対応、会計処理など、従来は手作業や複数のツールで行っていた作業を、ひとつの画面でまとめて管理することができます。

特に近年は、オンライン旅行予約サイト（OTA）や自社予約ページ、SNSなど、予約チャネルが多様化する一方で、深刻な人手不足や業務負担の増加が業界全体の課題となっています。こうした背景から、「より少ない人数で、より多くの業務をミスなくこなす」ための仕組みとして、クラウド型PMSの導入が急速に進んでいます。

クラウド型PMSであれば、インターネット環境さえあればどこでも操作ができ、データもリアルタイムで反映されます。また、他のシステムとの連携がしやすいため、施設全体の業務効率化だけでなく、売上向上にもつながる基盤として注目されています。

PMSでできること一覧｜予約・顧客・売上管理まで一元化

PMS（プロパティ・マネジメント・システム）は、宿泊施設の運営に関わる多岐にわたる業務を一つのシステムで効率化できます。

以下に、主なPMSがカバーする機能をご紹介します。

1. 予約管理

楽天トラベルやじゃらん、Booking.com、自社予約サイトなど、複数のオンライン予約チャネルからの予約情報を一元管理できます。予約が入るとリアルタイムで情報が反映されるため、ダブルブッキングのリスクを防ぎ、日々の管理作業を効率化します。

2. チェックイン・チェックアウト管理

フロント業務をスムーズに行うためのチェックイン・チェックアウト機能もPMSに含まれています。事前チェックインフォームの導入により、当日の混雑緩和にもつながります。

3. 顧客情報管理（CRM）

過去の宿泊履歴、好み、リクエストなどの顧客情報を記録し、再訪時のサービス向上やパーソナライズ施策に活用できます。顧客満足度やリピート率の向上にもつながる重要な機能です。

4. 売上・収益管理

宿泊料金、追加サービス、キャンセル料などの売上を自動で集計・記録します。日次・月次のレポートも簡単に出力でき、収益の見える化と経営判断をサポートします。

5. 清掃・ハウスキーピング管理

客室の清掃状況や完了報告をPMS上で管理できるため、清掃スタッフとフロントとの連携がスムーズになります。清掃済みの部屋を同システム内で把握できることで、チェックイン対応の効率が高まります。

ご紹介した機能はPMSによって異なります。導入前に、自社の運用に必要な機能が含まれているかを必ずご確認ください。

PMSを導入するメリット・効果

PMSの導入は、単なる業務効率化にとどまらず、経営全体にプラスの影響をもたらします。ここでは、宿泊施設にとって具体的にどんなメリットがあるのかを見ていきましょう。

1. 業務の効率化による人件費削減

予約管理やチェックイン作業、売上集計などの繰り返し作業が自動化され、スタッフの業務負担を軽減できます。限られた人員でもスムーズな運営が可能になるため、人手不足に悩む施設には特に効果的です。

2. 顧客満足度の向上

顧客情報が一元管理されることで、好みに合わせたサービス提供やスムーズな対応が可能になります。チェックインの待ち時間が短縮されるほか、過去の宿泊履歴を活かしたパーソナライズも実現できます。

3. データに基づいた経営判断が可能に

売上・稼働率・平均宿泊単価（ADR）などの数値を自動で可視化し、分析レポートとして出力できます。感覚ではなく、正確なデータに基づいて価格戦略や集客施策を打てるようになります。

4. ダブルブッキングや人的ミスの防止

予約情報がリアルタイムで更新され、複数のスタッフが同時に管理してもミスが起こりにくくなります。予約状況や清掃の進捗も可視化されるため、情報の食い違いが減少します。

5. 長期的なコストパフォーマンスの向上

初期投資や月額費用はかかりますが、業務時間の短縮・人件費の削減・リピート顧客の増加などを通じて、長期的には大きな費用対効果が見込めます。

PMS導入時に注意すべき課題とその解決策

PMSは非常に便利なシステムですが、導入にあたってはいくつかの懸念点があります。ここでは代表的な課題と、その解決方法について解説します。

課題1：導入コストがかかる

PMSの導入には初期費用や月額利用料が発生します。特に小規模な宿泊施設では、「このコストを回収できるのか？」と不安を感じる方も少なくありません。

解決策：自施設に合ったプランを選び、費用対効果を確認する

現在は、施設規模や必要な機能に応じて料金プランを選べるPMSも増えています。まずは自施設に必要な機能を洗い出し、「どこまで自動化できるか」「スタッフの負担がどの程度減るか」といった観点で費用対効果を見積もることが重要です。

また、追加機能がオプションとして有料になる場合もあるため、導入前に費用の全体像を把握しておくと安心です。

課題2：操作が難しいPMSがある

導入したものの「操作が複雑で現場に定着しない」というケースもあります。ITに不慣れなスタッフがいる場合、日々の運用に支障が出ることも考えられます。

解決策：操作性に優れたPMSとサポート体制を重視する

最近のクラウド型PMSは、画面構成がシンプルで直感的に操作できるものが増えています。また、操作説明の動画やオンラインマニュアル、導入時のサポートなどが充実しているPMSを選ぶことで、初めての方でも安心して使い始めることができます。

特に導入後の継続的なサポート体制が整っているかは、選定時の大きなポイントになります。

PMSとサイトコントローラーの違いとは？

PMS（プロパティ・マネジメント・システム）とよく混同されがちなのが「サイトコントローラー」です。どちらも宿泊施設の運営に欠かせないツールですが、それぞれの役割は異なります。

サイトコントローラーとは？

サイトコントローラーは、複数の宿泊予約サイト（OTA）に掲載している部屋の在庫や料金を、一括で管理・連携するためのシステムです。例えば、楽天トラベルやじゃらん、Booking.comなどに同じ部屋を掲載している場合、どこかで予約が入ると、他のサイトの在庫を自動で更新してくれる仕組みです。

主な目的は「オーバーブッキング防止」と「販売管理の効率化」 手動での更新ミスを防ぎ、予約受付のスピードや正確さを大きく改善してくれます。

PMSとの違いは？

一方で、PMSは宿泊施設の運営全体を管理するためのシステムです。予約の受け付け・部屋割り・チェックイン・チェックアウト・顧客管理・売上集計・レポート作成など、日々のフロント業務やバックオフィスの管理まで含めた「施設全体の基幹システム」です。

まとめると、

• サイトコントローラー：予約サイトの“部屋・料金”を管理するツール

• PMS：宿泊施設全体の“運営・管理”を担う中核システム

両者を連携させて使うことで、よりスムーズな予約管理と業務効率化が実現できます。

Delta PMSなら、宿泊施設の業務がもっとスマートに

PMSを導入することで業務は格段に効率化されますが、どのサービスを選ぶかも非常に重要です。Delta PMSは、現場の声から生まれた、使いやすさと機能性を兼ね備えた宿泊施設向け管理システムです。

すべての機能が一律料金で利用可能

Delta PMSは、サイトコントローラーを標準搭載しているため、OTAや自社予約サイトとの在庫連携も一元管理できます。 さらに、料金プランはシンプルな一律料金制。予約管理、売上レポート、ゲスト対応機能など、必要な機能がすべて含まれているため、追加課金に悩まされることもありません。

現場での使いやすさを重視した設計

操作画面は直感的に使えるデザインで、複雑なマニュアルなしでもスムーズに利用可能。 特に「カレンダービュー」は、予約状況を一目で把握できるため、フロント業務のスピードと正確性が向上します。

データ活用で、次の一手が見える

売上や予約傾向を自動で分析し、見やすいレポートとして表示。 収益改善のヒントを得られるだけでなく、経営判断に必要な情報もすぐに把握できます。 たとえば「閑散期にどのプランが売れているか」など、これまで見えづらかった傾向もすぐにわかります。

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